yazacaqlarım sirli, gizli məlumatlar deyil. amma faydalı olduğunu düşünürəm.
1. fərqli məqsədlər üçün fərqli email işlədin. şəxsi emailiniz ilə iş, universitet emailiniz ayrı olsun. netflix, steam filan kimi şeylər şəxsidə olsun həmişə. istifadə edib-etməyəcəyinizdən əmin olmadığınız saytlar üçün fake email servislərindən istifadə edin. (baxma: 10minutemail). artıq istifadə etmədiyiniz saytlardan maillər alırsınızsa mailə girib "unsubscribe" edin.
2. iş, uni emailiniz ciddi olsun. z.farid666mail.com kimi şeylər işlətməyin. adsoyadmail.com kimisi yaxşıdı.
3. imza (signature) işlədin. belə olanda hər dəfə "hörmətlə, filankəs" zad yazmağa məcbur olmursuz. imzanın altına linkedin adresinizi filan yapışdıra bilərsiniz. mən köhnə iş yerimdə düzəltmişdim. hər kəsin emaili belə görünürdü. (ikonlara klikləyəndə şirkətin sosial profilləri açılırdı)
amma çox "abartmayın" bu hissəni. çünki email servisi sizi spam kimi qəbul edə bilər
4. işiniz bitən emailləri arxivləyin. inboksda ancaq yarım saxladığınız işlərlə bağlı, cavablamalı olduğunuz emaillər qalsın. çalışın email silməyin. ancaq işdən çıxandan sonra filan silin. onsuz da mail servisləri xeyli yer verir sizə. atın qalsın arxivdə.
5. ofisin içində bir-birinizə fayl göndərmək üçün emaildən istifadə eləməyin. emailin yaddaşı çoxdu deyə də doldurmayın içini -* bundan daha sürətli üsullar var.
(bax: google drive) (baxma: snapdrop.net)
6. arxivlər üçün label-lardan istifadə edin. "müştərilər", "satıcılar", "bank", "xarici müştəri" və s. kimi. emailləri kateqoriyalara ayırsanız sonradan axtarıb tapmaq istəyəndə rahat olar.
7. çoxlu fayl göndərəndə zip-ə çevirib göndərmək kimi bir imkanınız olduğunu unutmayın. həm ölçü kiçilir, həm də hər iki tərəf üçün yükləmək rahat olur.
8. əvvəl emaili yazın, ən sonda göndərəcəyiniz şəxsin email adresini yazın. belə olan halda səhvən mail göndərmək şansınız xeyli azalır.
9. normal başlıq yazın. başlıqsız mail göndərməyin. həmin an çox məna ifadə eləməsə də sonradan qayıdıb axtaranda faydası olur.
10. email istifadəsinə öyrəşin. emailiniz həmişə telefonda, pc-də açıq olsun. kimsə email göndərib yarım saat sonra zəng vurmasın ki, sizə mail göndərmişik, baxın ona.
11. ok, twk kimi yazışma eləməyin. azərbaycan hərfləri ilə, düzgün və qısa cümlələr şəklində yazın.
12. mail yazmaq istəyəndə hansısa köhnə maili açıb ona "reply" eləməyin.
13. çox şəxsi şeylər paylaşmayın. mail servislərinin də təhlükəsizliyi mükəmməl deyil + servislər göndərdiyiniz mesajları oxuyur.
14. özünüzü təqdim edin, hansı şirkəti təmsil etdiyiniz yazın. emaildə və imza hissəsində adınız var deyə o demək deyil sizi avtomatik tanıyacaqlar.